Configuración de cuentas - Unidades contratación

Para finalizar con la estructura de la cuenta de la Entidad Estatal el usuario administrador debe crear Unidades de contratación las cuales son obligatorias y operan en SECOP II como áreas de compras que pueden ejecutar procesos de contratación de manera independiente. Para acceder a esta funcionalidad diríjase al menú “Procesos” de la parte superior izquierda de su pantalla y de clic en “Unidades de contratación”.

El usuario administrador tiene disponibles las siguientes opciones:
- Crear Unidades de contratación: El usuario debe hacer clic en “Crear” esta acción habilita un formulario en el que puede definir:
• Información general: Permite definir el nombre y la referencia de la Unidad de contratación, Colombia Compra Eficiente recomienda agregar la misma denominación del nombre en ambas opciones, tipo (identificación del tipo de unidad entre las opciones presentadas por el SECOP II) y descripción.
• Dirección: El SECOP II ofrece un sistema de búsqueda en las ubicaciones definidas para la Entidad Estatal. Además, el usuario puede definir una ubicación nueva.
• Información de contacto: El usuario administrador cuenta con un formulario en el que debe indicar el teléfono, correo electrónico y fax.
• Contactos adicionales: Permite añadir o eliminar otros contactos para la unidad de contratación.

• Tipos de procesos y equipos: En esta sección el usuario administrador debe indicar cuáles son modalidades de selección que puede gestionar la unidad de contratación. Para realizar esta configuración, el usuario administrador debe hacer clic en “Agregar tipo de proceso”, esta acción habilita una ventana emergente con el listado de todas las modalidades de contratación, debe seleccionarlas una a una.

• Configuración de accesos del usuario: Permite limitar el acceso de usuarios a la unidad de contratación y a los procesos ejecutados a través de la misma. En todo caso dar permisos de acceso a un usuario para la unidad de contratación no implica que ese usuario tenga acceso al equipo de gestión del proceso de contratación en la ejecución de los Procesos.

​Para poder establecer este acceso el administrador debe tener en cuenta que:
1. Esta opción sólo está activa si la Entidad Estatal está configurada para establecer accesos de usuario por unidad de contratación en el menú configuración de Entidad Estatal de la configuración de la cuenta.
2. Para restringir los accesos a la unidad de contratación, el usuario debe seleccionar la opción “No” en “Todos los usuarios de la Entidad tienen acceso a esta unidad de contratación”.

Esta acción habilita la posibilidad de asignar usuarios por:
Grupos de usuarios: Permite que todos los usuarios asociados a un Grupo tengan acceso a los procesos ejecutados a través de la misma, si adicionalmente se agregan al equipo.
Esta es la opción recomendada por Colombia Compra Eficiente ya que, si durante la ejecución de un proceso de contratación la Entidad quiere incluir un nuevo usuario al proceso, puede hacerlo incluyendo este usuario inicialmente al grupo, y luego al equipo.  Es importante tener en cuenta que siempre que el administrador borre el grupo o elimine la asociación del grupo a la Unidad de contratación, los usuarios de ese grupo dejan de tener acceso a los procesos. Por esa razón no es recomendable borrar grupos de trabajo, y es preferible editar los usuarios que los componen.

Agregar usuarios: A través de esta opción, el SECOP II permite seleccionar uno por uno los usuarios que pueden acceder a la Unidad de contratación. 
Cuando el administrador utilice esta opción debe tener en cuenta que si adjunta nuevos usuarios a la Unidad de contratación estos tendrán acceso a los procesos que se creen luego de su incorporación a la unidad de contratación, mas no a los procesos ejecutados anteriormente. Por ello esta funcionalidad no es recomendable a menos que el administrador desee limitar el acceso de nuevos usuarios a procesos ya creados para esa unidad.

Borrar acceso: Para borrar uno o más accesos de usuario el administrador debe activar la casilla correspondiente que aparece a su izquierda y hacer clic en “Borrar seleccionado”. Con esta opción, el usuario administrador le quita a un determinado usuario, grupo o dependencia el acceso a la unidad de contratación respectiva. Para finalizar con la creación de la unidad de contratación, el usuario administrador debe hacer clic en “Crear y volver”.